Nota odsetkowa – wzór i wyjaśnienie

Ocena: 5 (ilość ocen: 3)

Ocena: 5
(ilość ocen: 3)

Nota odsetkowa, albo nota księgowa to dokument, w którym żądamy zapłaty odsetek za nieterminowe uregulowanie płatności przez kontrahenta. Ujmując to bardziej obrazowo – nota odsetkowa jest “rachunkiem” jaki wystawiamy za wykorzystanie naszego pieniądza. Jednak, żeby wystawić notę odsetkową musimy spełnić kilka warunków. Kiedy można ją wystawić? I jak zrobić to dobrze? Podpowiadamy!

Kiedy można wystawić notę odsetkową

Notę odsetkową możemy wystawić, gdy następuje opóźnienie w zapłacie. Brak uregulowania należności jest warunkiem wystarczającym do wystawienia dokumentu. Nie musimy z tego tytułu ponieść szkody a na fakturze nie musi widnieć informacja o, tym, że należą nam się odsetki za nieterminową spłatę zobowiązania. Okres zwłoki liczymy od dnia po terminie zapłaty.

Nota odsetkowa a prawo

Dłużnikiem może być osoba fizyczna (konsument) jak i przedsiębiorca. Nota odsetkowa dla konsumenta jest wystawiana na podstawie art. 481 § 1 kodeksu cywilnego:

“Jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.”

Natomiast dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą podstawą prawną jest art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych:

“W transakcjach handlowych – z wyłączeniem transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny – wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeżeli są spełnione łącznie następujące warunki:
1) wierzyciel spełnił swoje świadczenie;
2) wierzyciel nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie.”

Nota odsetkowa – jak wyliczyć?

Jeżeli nie zawarliśmy w kontrakcie informacji o wysokości odsetek, to zastosowanie mają odsetki ustawowe. Aktualnie odsetki ustawowe w 2020 roku wynoszą 5,6% w skali roku. Obliczenie wysokości odsetek określa art. 481 § 2 kodeksu cywilnego:

„Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była oznaczona, należą się odsetki ustawowe za opóźnienie w wysokości równej sumie stopy referencyjnej Narodowego Banku Polskiego i 5,5 punktów procentowych.”

Jeżeli mamy określoną wysokość odsetek (tzw. odsetki umowne), to mogą one wynosić maksymalnie dwukrotność odsetek ustawowych. Czyli obecnie nie więcej niż 11,2% w skali roku.

Maksymalna wysokość odsetek umownych: 2 x (0,1 [stopa referencyjna NBP] + 5,5) = 11,2%

Jak obliczyć notę odsetkową – przykład

Duża część narzędzi umożliwia już wyliczenie noty odsetkowej online. Warto jednak poznać na przykładzie, że nie jest to skomplikowana kalkulacja. Można dzięki temu łatwo sprawdzić, czy w obliczeniach aplikacji nie wkradł się błąd.

Załóżmy, że kontrahent spóźnił się ze spłatą zobowiązania w wysokości 2000 zł brutto. Opóźnienie wyniosło 40 dni, a wysokość odsetek nie była określona. W takim razie obowiązują odsetki ustawowe.

Wysokość zobowiązania mnożymy razy wysokość odsetek ustawowych:

2000 zł x 6% = 120 zł,

Otrzymaną kwotę dzielimy przez liczbę dni w roku:

120 zł / 365 dni = 0,32876 zł za dzień zwłoki

Wystarczy teraz pomnożyć 0,32876 zł x liczba dni opóźniania (40 dni) a otrzymamy kwotę, jakiej należy żądać na nocie odsetkowej. Czyli 13,15 zł.

Co powinna zawierać nota odsetkowa? Wzór

Prawidłowo sporządzona nota odsetkowa powinna zawierać dane wymagane dla dowodów księgowych, czyli:

dane określające rodzaj dowodu i jego numer identyfikacyjny,
dane dłużnika i wierzyciela (stron umowy),
datę sporządzenia noty odsetkowej,
termin i kwotę płatności
kwotę należnych odsetek wraz z okresem opóźnienia,
sposób uregulowania zobowiązania wraz z odsetkami i terminem płatności,
podpis osoby wystawiającej dokument.

Nota odsetkowa – wzór

Jak zaksięgować notę odsetkową?

W perspektywie podatkowej odsetki od zobowiązań nie stanowią kosztu przychodu, gdy są naliczone a niezapłacone. Natomiast, gdy odsetki zostały uregulowane należy je wliczyć do kosztu uzyskania przychodu (wraz z odpowiednią dokumentacją). Zgodnie z zasadą memoriału zaległe, niezapłacone odsetki dokumentuje się notą odsetkową.

zobacz też: czym różni się przychód od dochodu?

Nota odsetkowa online?

Obecnie na rynku znajdziemy wiele narzędzi i kalkulatorów służących pomocą przy prowadzeniu własnej firmy. Także nota odsetkowa nie powinna być problemem w sporządzeniu. Warto jednak wiedzieć, że samodzielne wykonanie noty odsetkowej nie jest też trudne. Przyda się też lepiej rozumieć, co i dlaczego pojawia się w tym dokumencie.

Najnowsze aktualności / recenzje

Dodaj komentarz