Zadatek a zaliczka – różnice, o których warto wiedzieć

Ocena: 5 (ilość ocen: 3)

Ocena: 5
(ilość ocen: 3)

Zawieranie umów na wykonanie usług lub dostarczenie towarów, opiera się zwykle na pewnej dozie zaufania pomiędzy stronami porozumienia. Spisanie dokumentu, w którym znajdą się wszelkie obostrzenia i warunki stanowi podstawę do ich egzekwowania. Niestety, nie chroni to w pełni interesów kontrahentów, gdyż niewywiązywanie się z postanowień umowy zdarza się stosunkowo często. Wówczas z pomocą przychodzą dwie formy płatności części należności z góry. Zadatek a zaliczka – czym są i co je różni?

Zadatek – czym jest i w jakich sytuacjach się go stosuje?

Zadatek jest świadczeniem, którego zasady wręczania, zwrotu, czy przedawnienia reguluje art. 394 kodeksu cywilnego. Oznacza to, że wszelkie spory, czy niejasności wynikające z niewywiązania się jednej ze stron z umowy, a dotyczące zwrotu lub zatrzymania zadatku, są ukonstytuowane prawnie. Zadatek bowiem to rodzaj świadczenia w formie pieniężnej lub rzeczowej, które przekazywane jest przez jednego z kontrahentów, najczęściej podczas zawierania umowy przedwstępnej. Ma on za zadanie ochronę interesów obu stron porozumienia.

Zadatek bywa często stosowany podczas zawierania porozumień dotyczących transakcji sprzedaży / kupna nieruchomości lub pojazdu, a jego celem jest zabezpieczenie wywiązania się kontrahentów z postanowień umowy. Ustalając wysokość zadatku należy pamiętać, że chociaż obie strony mają w tej kwestii dowolność, to wartość tego świadczenia (pieniężnego lub rzeczowego) nie może być wyższa niż wartość samego zobowiązania. Wówczas, w przypadku niewywiązania się z umowy strony, która zadatek uiściła, druga mogłaby otrzymać zadośćuczynienie nieadekwatne do wartości pierwotnego przedmiotu kontraktu.

Warto także wspomnieć o ważnym aspekcie dotyczącym zawierania umów przedwstępnych, jakim jest przedawnienie zadatku. Zgodnie z najnowszym orzecznictwem uznano, że zadatek nie stanowi roszczenia niezależnego od roszczeń z tytułu zawarcia umowy przedwstępnej, co oznacza, że przepisy dotyczące czasu przedawnienia tego porozumienia stosowane są również w odniesieniu do przedawnienia zadatku. Art. 390 § 3 kodeksu cywilnego wskazuje na roczny termin przedawnienia umowy przedwstępnej, której postanowienia nie zostały wykonane należycie lub wcale. Czas przedawnienia roszczeń z tytułu zwrotu zadatku wynosi wobec powyższego rok (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 28 lipca 2016 roku).

Zaliczka – co charakteryzuje tę formę płatności?

Regulacje dotyczące stosowania i egzekwowania zaliczek w przeciwieństwie do zadatku, nie są wprost ukonstytuowane prawnie, co oznacza, że stanowią zdecydowanie mniej sformalizowaną formę świadczenia. Zaliczka charakteryzuje się także tym, że w istotnie mniejszym stopniu chroni interesy kontrahentów podpisujących umowę. Jest ona często utożsamiania po prostu z gwarancją rezerwacji danego towaru lub wykonania usługi. Obie strony umowy mogą właściwie w każdym momencie anulować porozumienie, nie ponosząc żadnych regulowanych prawnie konsekwencji.

Zawierając umowę, w wyniku której strony uzgadniają wpłatę zaliczki, muszą pamiętać o wyraźnym zdefiniowaniu tego świadczenia w treści porozumienia. Każda nienazwana zaliczka, czy inna forma płatności części należności, będzie traktowana bowiem jako zadatek!

W związku z brakiem szczegółowych regulacji prawnych dotyczących stosowania zaliczek, kontrahenci mają prawo do dowolnego ustalenia zarówno wysokości tego świadczenia, jak również warunków, na jakich zaliczka będzie podlegała zwrotowi oraz w jakiej kwocie. Można na przykład ustalić, że jeżeli w momencie wycofania się z umowy, usługodawca wykonał już część zlecenia, określony procent zaliczki pozostanie na jego koncie.

Zadatek a zaliczka – co przepada a co podlega zwrotowi?

Jednym z najczęściej analizowanych zagadnień w odniesieniu do zadatku i zaliczki jest kwestia zwrotu lub przepadku każdego z tych świadczeń w wyniku braku wykonania postanowień umowy lub uczynienia tego w nienależyty sposób. Dokonanie rozróżnienia w tym aspekcie jest szczególnie ważne, gdyż jeżeli transakcja określona umową dojdzie do skutku przy zachowaniu satysfakcji obu stron, zarówno zadatek, jak i zaliczka mogą być traktowane właściwie tożsamo. Jeżeli jednak zlecenie nie zostanie wykonane należycie, pomiędzy egzekucją powyższych świadczeń pojawiają się istotne różnice:

w przypadku niedotrzymania postanowień umowy, zaliczka podlega zwrotowi,

w przypadku niedotrzymania postanowień umowy przez jedną stronę, druga ma prawo do zatrzymania zadatku (zleceniobiorca), a nawet wniesienia roszczenia o wypłatę jego podwójnej wartości (zleceniodawca).

Realizacja powyższych założeń w praktyce, zależy oczywiście od tego kto i w jakich okolicznościach nie dotrzymał postanowień umowy. Okazuje się bowiem, że w przypadku nienależytego wykonania zlecenia, zaliczka wraca z zasady na konto zleceniodawcy, natomiast zadatek zostaje zwrócony lub pozostaje na koncie osoby, która postanowień porozumienia dotrzymała.

Trzeba pamiętać, że aby osobie, która nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie założeń umowy, zadatek mógł zostać zwrócony, musi ona uprzednio dokonać odstąpienia od umowy. Najlepiej zrobić to za pośrednictwem oświadczenia wysłanego do kontrahenta listem poleconym.

Zadatek a zaliczka – w jakich sytuacjach trzeba je zwrócić?

Okoliczności zwrotu zaliczki powinny być z zasady jasne. We wszystkich możliwych do zaistnienia sytuacjach, które mogą mieć wpływ na brak realizacji postanowień umowy pomiędzy kontrahentami, środki z zaliczki zawsze wracają na konto osoby, która to świadczenie uiściła. Bez względu więc na to, czy założenia umowne nie zostały zrealizowane z winy klienta, zleceniobiorcy, czy też z niezależnych od obu stron przyczyn, zaliczka wraca na konto zleceniodawcy.

Jeżeli formą zabezpieczenia wykonania postanowień umowy był zadatek, to kwestia jego zwrotu przedstawia się nieco inaczej. Aspektem niezbędnym do skutecznego odzyskania zadatku jest, jak już wspominaliśmy, odstąpienie od umowy przez stronę, która zadatek wpłaciła. Trzy sytuacje, w których może dojść do zwrotu lub przepadku zadatku, to:

Zlecenie nie zostanie wykonane z winy zleceniodawcy – zadatek przepada na rzecz zleceniobiorcy,

Zlecenie nie zostanie wykonane z winy zleceniobiorcy – zadatek wraca na konto zleceniodawcy w podwójnej kwocie,

Zlecenie nie zostanie wykonane z przyczyn niezależnych od obu stron – zadatek wraca na konto zleceniodawcy w pierwotnej kwocie.

Celem lepszego rozeznania w warunkach, na których zadatek i zaliczka podlegają zwrotowi (lub przepadają), warto zapoznać się z poniższym zestawieniem ujętym w formie tabeli:

Zaliczka Zadatek
Zlecenie nie zostanie wykonane z winy zleceniodawcy

Wraca na konto zleceniodawcy

Przepada na rzecz zleceniobiorcy

Zlecenie nie zostanie wykonane z winy zleceniobiorcy

Wraca na konto zleceniodawcy

Wraca na konto zleceniodawcy w podwójnej kwocie

Zlecenie nie zostanie wykonane z przyczyn niezależnych od obu stron Wraca na konto zleceniodawcy

Wraca na konto zleceniodawcy w pierwotnej kwocie

Zadatek a zaliczka – kiedy można je zatrzymać?

Patrząc z perspektywy zleceniobiorcy lub inaczej usługodawcy warto wiedzieć, w jakiej sytuacji zaliczka lub zadatek nie muszą wracać na konto zleceniodawcy w przypadku braku realizacji postanowień wynikających z umowy.

Jeżeli zabezpieczeniem wykonania zlecenia był zadatek, sytuacja jest jasna. Środki z wpłaconego świadczenia mogą pozostać na koncie zleceniobiorcy tylko w przypadku, w którym zapisy w umowie nie zostały zrealizowane z winy klienta czy też zleceniodawcy. Jest to jedyna okoliczność, w wyniku której wykonawca usługi nie musi zwracać zadatku określonego, jako zabezpieczenie finalizacji zlecenia.

Wydawać by się mogło, że w odniesieniu do zaliczki, zasady zatrzymywania świadczenia przez zleceniobiorcę są tym bardziej jasne. Okazuje się jednak, że istnieją okoliczności, które pozwalają usługodawcy starać się o możliwość pozostania choćby części zaliczki na jego koncie.

Jeżeli zleceniobiorca zainwestował czas i środki w realizację zlecenia, które nie doszło do skutku z winy klienta, ma prawo domagać się rekompensaty poniesionych strat za pomocą potrącenia na swoją rzecz części zaliczki.

Czy zadatek lub zaliczka generują przychód w podatku dochodowym?

Ważnym aspektem z punktu widzenia przedsiębiorcy, dotyczącym zadatku lub zaliczki są przepisy regulujące rozliczanie tych świadczeń w ramach podatku dochodowego oraz podatku VAT.

Podstawowa zasada w tej kwestii mówi, że zarówno zadatek, jak i zaliczka nie generują przychodu w podatku dochodowym dopóki umowa, na podstawie której doszło do wypłacenia tych świadczeń, nie zostanie sfinalizowana. Oznacza to, że aby zaliczka, zadatek lub inna forma przedpłaty mogły zostać zaliczone w poczet przychodu, za wykonaną usługę lub dostawę towaru przedsiębiorca musi wystawić fakturę końcową.

Zważywszy na to, że zarówno zadatek, jak i zaliczka stanowią pierwszą część zapłaty za realizację postanowień umowy i zleceniobiorca już na tym etapie może korzystać z tych środków, należy je opodatkować w ramach podatku VAT. W momencie wystawiania wspomnianej faktury końcowej, przedsiębiorca odlicza od całości kwoty wpłaconą wcześniej przedpłatę i koryguje podatek VAT. Musi jednak pamiętać, aby na końcowym dokumencie sprzedaży umieścić numer faktury zaliczkowej.

Zadatek a zaliczka – podsumowanie różnic

Celem usystematyzowania różnic istniejących pomiędzy zadatkiem a zaliczką w aspekcie ich prawnych regulacji, zasad zwrotu i przepadku, a także opodatkowania, warto przeanalizować poniższe zestawienie:

Zaliczka

Zadatek

Jakie przepisy prawa regulują świadczenie?

Nie jest wprost uregulowana w przepisach. Zastosowanie ma art. 410 § 2 k.c. o nienależnym świadczeniu, który nakazuje zwrot zaliczki w przypadku braku realizacji umowy

Uregulowany prawnie na podstawie art. 394 k.c.

Kiedy przedsiębiorca musi zwrócić świadczenie?

W każdym przypadku braku realizacji postanowień umowy

Jeżeli umowa nie została zrealizowana z jego winy (dwukrotność kwoty po odstąpieniu od umowy przez klienta) lub z przyczyn niezależnych od żadnej ze stron (pierwotna kwota)

Kiedy świadczenie przepada na rzecz przedsiębiorcy?

Nigdy (wyjątek poniżej)

Kiedy brak realizacji umowy nastąpił z winy klienta

Czy przedsiębiorca może odliczyć ze świadczenia część kosztów poniesionych w związku z realizacją części umowy?

Tak, na zasadzie rekompensaty można wnieść o potrącenie części zaliczki

Nie

W którym momencie świadczenie przestaje być obojętne dla podatku dochodowego?

W momencie zrealizowania postanowień umowy

W momencie zrealizowania postanowień umowy

Czy świadczenie trzeba opodatkować podatkiem VAT?

Tak

Tak

Czy świadczenie podlega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia w przypadku zrealizowania umowy?

Tak

Tak

Płatność części należności – którą formę wybrać?

Z przeprowadzonej analizy wynika, że w relacji zadatek a zaliczka występuje kilka istotnych różnic mogących mieć wpływ na przebieg realizacji zlecenia zawartego w umowie. Jeżeli kontrahenci mają do siebie zaufanie, a wykonanie usługi i czy dostawę towaru można obdarzyć sporą dozą prawdopodobieństwa, zazwyczaj zaliczka okazuje się być wystarczającym zabezpieczeniem kontraktu. Świadczenie to występuje wówczas bardziej w roli rezerwacji terminu wykonania zlecenia niż faktycznego zobligowania do jego wykonania. Trzeba pamiętać, że w przypadku zawarcia umowy opatrzonej zaliczką, strony nie ponoszą większych konsekwencji jej niezrealizowania (chyba, że umowa stanowi inaczej).

Zadatek, jako świadczenie wprost uregulowane prawnie stanowi dużo skuteczniejsze zabezpieczenie wykonania postanowień umowy, gdyż mobilizuje do tego obie strony kontraktu. Jeżeli bowiem usługodawca nie zrealizuje zlecenia, ryzykuje koniecznością wypłacenia klientowi dwukrotności uiszczonego przez niego zadatku. Jeżeli natomiast to z winy zleceniodawcy nie uda się wykonać usługi, straci on środki, które zainwestował w formie zadatku.

Zarówno przedsiębiorca, jak i jego klient muszą dokładnie przeanalizować, która forma – zadatek czy zaliczka – będą stanowić najlepsze zabezpieczenie interesów obu stron umowy.

Najnowsze aktualności / recenzje

Dodaj komentarz