Wynajem długoterminowy – jakie dokumenty przygotować?

0 /5
(Ocen: 0)
Wynajem długoterminowy - dokumenty

Wynajem długoterminowy staje się coraz popularniejszym zjawiskiem. Jak wynika z danych opublikowanych przez Polski Związek Wynajmu i Leasingu Pojazdów, na 86,5 tys. nowych aut osobowych, które zostały sprzedane w trzecim kwartale 2020 roku do firm, więcej niż co piąty samochód (22,4%) nabywany był na zasadach znanych jako wynajem długoterminowy. Wynik ten oznacza, że udział branży wynajmu długoterminowego w sprzedaży nowych samochodów do firm wzrósł w ciągu roku o 0,4% – przy czym należy pamiętać o hamującej go pandemii.

Decydując się na wynajem długoterminowy, w pierwszej kolejności powinniśmy wybrać odpowiednie dla nas auto. Gdy mamy już ten krok za sobą, pozostaje nam udać się do odpowiedniej firmy, zajmującej się wynajmem pojazdów długoterminowo. Warto przed podjęciem kontaktu wiedzieć, jakie dokumenty powinniśmy przygotować, by jak najbardziej usprawnić całą procedurę. W przeciwnym razie znacznie spowolnimy cały proces, co wpłynie na czas oczekiwania na przyznanie nam pojazdu.

Wynajem długoterminowy – dokumenty wymagane od osoby prywatnej

Większą część procesu wzięcia pojazdu w najem można wykonać online, wypełniając stosowne formularze zamieszczone na stronach WWW poszczególnych firm, oferujących wynajem długoterminowy.

Niemniej podczas podpisywania fizycznie umowy konieczne jest przedstawienie odpowiednich dokumentów, które są wymagane przez firmę, wynajmującą nam samochód. Jeżeli zamierzamy nająć pojazd jako osoba prywatna, w większości przypadków potrzebne będą:

  • nasz dowód osobisty, w celu potwierdzenia naszych danych osobowych (imię, nazwisko, adres, PESEL),
  • zaświadczenie od pracodawcy, potwierdzające uzyskiwany przez nas dochód lub umowa o pracę
  • wyciągi z banku za ostatnie trzy miesiące, wskazujące na wpływy wynagrodzenia na konto bankowe,
  • w niektórych przypadkach także prawo jazdy, potwierdzające nasze uprawnienia do kierowania wynajmowanym pojazdem.

Przy podpisywaniu umowy najmu konieczne jest także wskazanie planowanego przebiegu rocznego, warto zatem być przygotowanym na udzielenie przemyślanej odpowiedzi na takie pytanie.

Wynajem długoterminowy – jakie dokumenty wymagane są od osoby prowadzącej działalność gospodarczą?

Decydując się na wynajem pojazdu dla przedsiębiorstwa, konieczne są zupełnie inne dokumenty. Poza standardowymi informacjami o firmie takimi jak jej nazwa, adres czy NIP, niektórzy usługodawcy wymagają także informacji o strukturze właścicielskiej oraz danych finansowych, przez które rozumie się przychód i dochód przed opodatkowaniem. Najczęściej należy wykazać tzw. KPiR, czyli Książkę Przychodów i Rozchodów, zbiorczą za ostatnie dwa pełne lata oraz za bieżący okres. Ponadto z reguły wymagane są dokumenty PIT z działalności gospodarczej za dwa ostatnie pełne lata, a wraz z nimi potwierdzenie złożenia w Urzędzie Skarbowym.

Warto zwrócić uwagę, czy konkretne przedsiębiorstwo, od którego chcemy wynająć długoterminowo samochód, nie wymaga dodatkowych dokumentów. Zdarza się, że konieczne jest także:

  • okazanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,
  • przedstawienie potwierdzenia zarejestrowania firmy w Urzędzie Skarbowym,
  • okazanie kserokopii dowodów osobistych poręczycieli i leasingobiorcy,
  • a w przypadku spółek cywilnych również przedstawienie umowy spółki oraz kserokopii dowodów osobistych wspólników.

Jeżeli umowę wynajmu zawiera reprezentant firmy, może zostać także poproszony o okazanie swojego dowodu osobistego, prawa jazdy oraz wystawionego przez firmę upoważnienia.

Wynajem długoterminowy – dokumenty wymagane od spółki wynajmującej pojazd

Jeżeli zamierzamy zawrzeć umowę wynajmu jako spółka prawa handlowego, wśród wymaganych dokumentów znajdują się najczęściej:

  • zaświadczenia o nadaniu numeru REGON i NIP,
  • akt notarialny, będący umową spółki – wraz z ewentualnymi aneksami,
  • a także wpis z Krajowego Rejestru Sądowego (czyli KRS), ważny przez ostatnie trzy miesiące.

Może być także konieczne okazanie bilansu spółki za ostatnie dwa pełne lata i za bieżący okres. Analogicznie należy niekiedy przedłożyć tzw. RZiS spółki, czyli Rachunek Zysków i Strat.

Dlaczego wymagane są takie, a nie inne dokumenty?

Choć wiele osób może dziwić fakt, że firmy oferujące wynajem długoterminowy żądają tak wielu informacji, jest to wymóg w pełni uzasadniony. Otrzymane w ten sposób dane służą wypożyczalni do sprawdzenia wiarygodności potencjalnego najemcy, przede wszystkim pod kątem jego zdolności kredytowej. To właśnie od niej zależy skuteczność stosowanej przy wynajmie długoterminowym spłaty przez najemcę comiesięcznych rat, zwanych niekiedy abonamentem. Osoby nie posiadające regularnych dochodów, w wysokości pozwalającej na systematyczną spłatę zobowiązania, raczej nie mają co liczyć na możliwość otrzymania pozytywnej decyzji w sprawie wynajmy.

Czy wynajem długoterminowy bez dokumentów jest możliwy?


Nie istnieje na naszym rynku przedsiębiorstwo, które oferowałoby wynajem długoterminowy bez dokumentów. Nawet jeśli niektórzy oferenci są w stanie udzielić najmu osobom fizycznym lub prawnym z tzw. negatywnym BIK-iem (czyli niespełniającymi warunków udzielenia kredytu), i tak konieczne jest okazanie dowodu tożsamości oraz PIT/CIT roczny przynajmniej za poprzedni rok podatkowy wraz z zaświadczeniem o zarobkach lub bilansem przedsiębiorstwa. Na ich podstawie firma będzie mogła przedstawić konkretne modele, jakie jest skłonna wynająć długoterminowo, uwzględniając naszą sytuację finansową.