Co to jest protokół zdawczo-odbiorczy?
Jak sama nazwa mówi, protokół ten podpisany jest przez dwie strony umowy i stwierdza, jaki jest stan rzeczywisty w momencie sporządzenia dokumentu. Może on być podpisany przez pełnomocników danej strony.
Bardzo istotne jest jednak to, aby informacje zawarte w protokole zdawczo-odbiorczym rzeczywiście odzwierciedlały stan faktyczny. Dlaczego? Ponieważ stanowi on podstawę do końcowych rozliczeń między stronami umowy. Brak rzetelnych informacji może być przyczyną ewentualnych roszczeń. W przypadku prądu i gazu sporządzenie protokołu ma przede wszystkim sprawdzić, jaki jest stan licznika na moment zakończenia poboru od danego sprzedawcy. Ewentualne niezgodności będą miały bezpośredni wpływ na wysokość nadpłaty lub niedopłaty.
Protokół zdawczo-odbiorczy - kiedy się go sporządza?
Uzupełniany jest podczas różnego rodzaju przekazań dóbr, na przykład wynajmowanego mieszkania, pożyczonego samochodu. Tutaj jednak chodzi o konkretną sytuację, a mianowicie zakończenie pobierania prądu lub gazu od sprzedawcy, z którym mieliśmy podpisaną umowę.
W jakich sytuacjach najczęściej sporządza się protokół? Oto one:
- zmiana miejsca zamieszkania,
- zmiana sprzedawcy prądu,
- cesję licznika na inną osobę,
- zrezygnowanie z poboru prądu lub gazu,
- przyłączania lub wymiany urządzenia pomiarowego.
Najpierw oczywiście musi dojść do wypowiedzenia umowy zawartej ze sprzedawcą gazu lub prądu lub zgłoszenie cesji umowy na innego odbiorcę.
Nie ma potrzeby sporządzania protokołu zdawczo-odbiorczego, jeśli na przykład zmieniamy umowę z bezterminowej na czas określony lub dochodzi do zmiany taryfy. Sprzedawca w następnym okresie rozliczeniowym zmieni sposób naliczania stawek.
Czy stroną odbierającą musi być pracownik firmy energetycznej?
Dość częstym pytaniem odnośnie protokołu zdawczo-odbiorczego jest to, kto może być stroną odbierającą. A konkretnie chodzi o to, czy podczas sporządzania tego dokumentu niezbędna jest obecność pracownika firmy energetycznej. Od razu możemy powiedzieć: wszystko zależy od tego, komu zdajecie stan licznika.
W przypadku wyprowadzki z wynajmowanego mieszkania, protokół zdawczo-odbiorczy może wcale nie być przekazywany firmie energetycznej. Stanowi od jedynie podstawę do rozliczenia się między właścicielem lokalu a lokatorem. Dzieje się tak w sytuacji, kiedy najmujący nie przepisał na siebie licznika. Na podstawie umowy najmu i jej wypowiedzenia wiadomo jednak, że był odbiorcą energii w określonym czasie.
Jeśli natomiast sprzedaliście mieszkanie lub zwalniacie lokal spółdzielczy, to licznik wraz z umową mogą zostać przepisane na nowych właścicieli (lub spółdzielnię). Tutaj oczywiście również jest konieczność poinformowania o tym firmy energetycznej, a także przekazanie jej protokołu zdawczo-odbiorczego. Od konkretnego sprzedawcy należy uzyskać informacje, czy honoruje tak sporządzony dokument.
Sytuacją, w której niezbędny jest pracownik firmy energetycznej, jest zmiana sprzedawcy lub zrezygnowania z poboru gazu lub prądu. W tych przypadkach jedyną stroną, z którą będziemy się rozliczać, jest właśnie dotychczasowy sprzedawca. Nie ma bowiem żadnej kontynuacji współpracy.
Pracownik reprezentujący sprzedawcę prądu lub gazu jest niezbędny również wtedy, gdy dochodzi do założenia nowego urządzenia pomiarowego lub jego wymiany. Wtedy ważne jest określenie stanu licznika (zarówno nowego, jak i ewentualnie demontowanego). Przyczyna jest prosta: to również ma wpływ na rozliczenia ze sprzedawcą.
Jakie elementy ma protokół zdawczo-odbiorczy?
Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego jest z reguły dostępny na stronach internetowych sprzedawców. Jakie elementy powinien zawierać dokument, jeśli chcemy sporządzić go sami?
Podstawą są dane osobowe i teleadresowe stron zdającej i odbierającej - służą one do ich jednoznacznej identyfikacji. Niezbędnym elementem jest również lokalizacja licznika lub gazomierza, a także jego podstawowe parametry (numer fabryczny, ilu strefowy jest licznik w przypadku prądu).
Sednem jest natomiast stan gazomierza lub licznika (stan stref) na dzień przekazania (najczęściej jest on równoznaczny z dniem sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego).
Dane dodatkowe dotyczą z reguły informacji, na jakie konto dokonać zwrotu ewentualnej nadpłaty lub jakiemu numerowi identyfikacyjnemu klienta przypisać rozliczenie (gdy na przykład w nowym mieszkaniu również będziecie kupować prąd lub gaz od tego sprzedawcy).
Udostępniony przez sprzedawcę protokół zdawczo-odbiorczy wzór może uwzględniać cesję licznika na nowego właściciela. W takim przypadku można od razu określić parametry nowej umowy i od razu ją zawrzeć. Przekazanie licznika będzie dla odbierającego równoznaczne z podpisaniem umowy ze sprzedawcą prądu lub gazu.
Jeśli nie chcemy mieć wątpliwości, czy nasz dokument będzie sporządzony we właściwy sposób, to po prostu pobierzmy wzór protokołu zdawczo-odbiorczego. Tak wydrukowany formularz wystarczy uzupełnić, podpisać i przekazać właściwej firmie energetycznej. W przypadku, gdy protokół ma być sporządzony w obecności pracownika firmy energetycznej, to najczęściej ma on przy sobie odpowiedni formularz.
Protokół zdawczo-odbiorczy - wymiana urządzenia pomiarowego
Jeśli dochodzi do wymiany licznika lub gazomierza, to warto pamiętać, że w tej sytuacji również powinien zostać sporządzony protokół zdawczo-odbiorczy podpisany przez odbiorcę prądu lub gazu i pracownika firmy energetycznej.
I na to właśnie Was uczulamy! Dlaczego? Ponieważ zdarzają się przypadki, w których liczniki ogólnodostępne (na przykład na klatce schodowej bloku) są wymieniane bez wiedzy odbiorców gazu lub prądu. Nawet jeśli sporządzono wówczas protokół, to bez Waszego podpisu (lub osoby upoważnionej) nie jest wiążący. Co więcej, nie macie wówczas wpływu na to, jakie wartości będą tam wpisane i jaka będzie podstawa rozliczenia.
W takich przypadkach należy złożyć skargę do OSD na działanie pracowników i wskazać, że sporządzony dokument nie ma charakteru wiążącego. Nie może być tym samym podstawą rozliczenia. Podobnie jak nowy licznik, którego stanu pierwotnego nie znacie. Jeśli nowy rachunek jest podejrzanie wysoki, to go zareklamujcie i wskażcie, że lepszym rozwiązaniem będzie oszacowanie poboru prądu lub gazu na podstawie wcześniejszego zużycia.
Podsumowanie: protokół zdawczo-odbiorczy
Dla odbiorców prądu i gazu sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego jest ważną czynnością. Bezpośrednio przekłada się ona na zobowiązanie finansowe stron: byłego klienta i nowego klienta wobec sprzedawcy prądu / gazu lub klienta wobec firmy energetycznej.
Dokument może być przygotowany samodzielnie, ze stron internetowych można pobrać też wzór. Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zawierać wszystkie niezbędne dane identyfikacyjne stron sporządzających, a także informacje określające stan na dzień zdania licznika lub gazomierza.
Mamy nadzieję, że teraz procedura zdawania i odbioru urządzenia pomiarowego nie będzie miała przed Wami tajemnic. A w razie wątpliwości po prostu piszcie :)
