Co to jest EMAS? Dlaczego warto się rejestrować?

Co to jest EMAS?

System Ekozarządzania i Audytu EMAS (ang. Eco-Management and Audit Scheme), to unijny system certyfikacji środowiskowej, funkcjonujący w oparciu o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z 25 listopada 2009 roku w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylającym rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE. Głównym założeniem EMAS jest wyróżnienie tych organizacji, które wychodzą poza zakres minimalnej zgodności z przepisami i ciągle doskonalą efekty swojej działalności środowiskowej.

Co ważne, system ten dostępny jest zarówno dla instytucji (publicznych, samorządowych, komunalnych), małych i dużych przedsiębiorstw komercyjnych, jak i tych działających w formule non-profit. Ważne jednak, aby organizacje te realizowały plany działań, które pozwalają ograniczać ich negatywne oddziaływanie na otoczenie, spowodowane prowadzoną przez nie działalnością. Aktualnie w unijnym rejestrze EMAS znajduje się ok. 3.200 organizacji, z czego 1.600 stanowią podmioty niemieckie.

System EMAS jest doskonałym narzędziem pomagającym instytucjom, jak i firmom w uporządkowaniu ich działalności środowiskowej. Przy czym, nie tylko zapewnia im możliwość redukcji kosztów zarówno dzięki oszczędnej gospodarce surowcowej i niższym opłatom środowiskowym, ale i minimalizuje ryzyka kar za nieprzestrzeganie prawodawstwa środowiskowego. Ponadto wszystkie zarejestrowane w systemie EMAS przedsiębiorstwa i instytucje są powszechnie postrzegane, zarówno w Europie, jak i na całym świecie, jako organizacje prowadzące swoją działalność w sposób efektywny i przejrzysty, co pozwala uzyskać większą wiarygodność w oczach klientów, inwestorów, władz administracyjnych, czy organów kontrolnych.

Jaka jest historia EMAS?

Początki systemów zarządzania środowiskowego sięgają końca XX wieku, ponieważ to w 1992 roku w Wielkiej Brytanii został opracowany przez British Standards Institution pierwszy na świecie standard dotyczący systemu zarządzania środowiskowego (była nim norma BS 7750, na bazie której powstała norma ISO 1400). Norma BS 7750 obejmowała również przepisy dotyczące audytów i systemów zarządzania ekologicznego Unii Europejskiej, znane jako przepisy EMAS. Niedługo później - 23 czerwca 1993 roku w rozporządzeniu Rady EWG 1836/93, oficjalnie ogłoszono zasady funkcjonowania EMAS.

Następnie system EMAS dopuszczający dobrowolny udział organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie został wprowadzony Rozporządzeniem nr 761/2001 Parlamentu i Rady z dnia 19 marca 2001 roku, które z dniem 1 maja 2004 roku weszło z kolei w całości w życie również na terenie Polski. Od tego czasu system ten kilkukrotnie aktualizowano, a obecnie obowiązującą jest wersja EMAS III, która opublikowana została 22 grudnia 2009 roku.

Dlaczego warto rejestrować się w EMAS?

Rejestracja w systemie ekozarządzania i audytu EMAS oznacza spełnienie przez konkretną organizację najbardziej wyśrubowanych wymagań dotyczących ochrony środowiska. Znalezienie się zatem w gronie instytucji i przedsiębiorstw, które prowadzą swoją działalność zgodnie z ideą zrównoważonego rozwoju jest dużym wyróżnieniem. Jednak nie tylko sam prestiż potwierdzony certyfikatem przyznawanym przez Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska odgrywa w tym przypadku najważniejszą rolę. Dla organizacji, która go bowiem posiada sprawnie działający system zarządzania środowiskowego pozwala na uzyskanie przez nią wymiernych korzyści, znajdujących swoje odzwierciedlenie w sferze ekonomicznej i finansowej.

Wśród najważniejszych korzyści z rejestracji w EMAS wymienić należy przede wszystkim:

• zmniejszenie negatywnego oddziaływania organizacji na środowisko, do osiągnięcia tego celu prowadzić mogą różnego rodzaju działania organizacyjne i inwestycyjne. Ze względu na rosnące ceny prądu i wprowadzenie od 1 stycznia 2021 roku opłaty mocowej, coraz więcej firm inwestuje w odnawialne źródła energii, z których największą popularnością cieszy się fotowoltaika (wybór odpowiedniej firmy, która zajmie się montażem instalacji fotowoltaicznej ułatwi Wam nasz ranking firm fotowoltaicznych);
• redukcję ryzyka nałożenia kar z uwagi na niedopełnienie obowiązków wynikających z prawa środowiskowego (w ramach rejestracji konieczne jest stałe wykazywanie się zgodnością z wymaganiami prawnymi ochrony środowiska, co skutkuje uporządkowaniem wszystkich obowiązków w zakresie ochrony środowiska oraz wprowadzenie procedur gwarantujących ich realizację);
• przewagę konkurencyjną (z uwagi na fakt niewielkiej ilości organizacji zarejestrowanych) bowiem nie tylko sami klienci coraz częściej zwracają uwagę na tzw. ekologiczne produkty i prośrodowiskowe postępowanie firm. Również podczas przetargów, prowadzonych, czy to przez firmy prywatne, czy administrację publiczną, pojawią się kryteria dotyczące ochrony środowiska;
• poprawę wizerunku firmy i zwiększenie jej wiarygodności w oczach zarówno lokalnej społeczności, jak i kontrahentów, czy inwestorów;
• większe szanse na łatwiejsze budowanie relacji handlowych zarówno w kraju, jak i za granicą dzięki znalezieniu się w ogólnodostępnym wspólnotowym rejestrze organizacji zarejestrowanych w EMAS;
• poprawę bezpieczeństwa pracy;
• wzrost świadomości ekologicznej i zwiększenie zaangażowania pracowników w działalność organizacji (wspólnie wypracowany wizerunek firmy przyjaznej środowisku daje pracownikom poczucie dumy oraz wzmaga przywiązanie do pracodawcy);
• obniżenie wysokości stawek ubezpieczeniowych, które stosowane są przez niektóre instytucje ubezpieczeniowe.

Wymogi dotyczące rejestracji w EMAS

Wszyscy zainteresowani uzyskaniem rejestracji w krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) powinni:

• przeprowadzić formalny przegląd środowiskowy swoich działań, wyrobów i usług;
• stworzyć efektywny system zarządzania środowiskowego;
• legitymować się programem audytów wewnętrznych pozwalających śledzić wyniki działań na rzecz środowiska;
• wdrożyć system zarządzania środowiskowego (SZŚ) spełniający wymagania określone w Rozporządzeniu EMAS;
• sporządzić i opracować deklarację środowiskową (w rozporządzeniu EMAS - Aneks V, p. 5.4.3., znajduje się zapis uniemożliwiający zatwierdzenie deklaracji środowiskowej, która nie spełnia wymagań prawnych w zakresie ochrony środowiska);
• opublikować deklarację środowiskową i poddać zarówno SZŚ, jak i deklarację weryfikacji przez akredytowanego weryfikatora EMAS, który uzyskał akredytację PCA.

Organizacje, które posiadają certyfikowany system zarządzania środowiskowego wg ISO 14001 mają ułatwione zadanie. Muszą one jedynie uzupełnić wymagania systemowe o dodatkowe wymagania EMAS, przygotować deklarację środowiskową i zgłosić się do akredytowanego weryfikatora EMAS.

Rejestracja w EMAS - krok po kroku

Po pozytywnym wyniku audytu weryfikator podpisuje oświadczenie o spełnieniu przez firmę bądź instytucję wymagań rozporządzenia EMAS. Ostatnim etapem jest natomiast złożenie wniosku o rejestrację wraz z deklaracją środowiskową do Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska. Przy czym wniosek do GDOŚ powinien zawierać:

• wypełniony i podpisany formularz zgodny ze wzorem podanym w rozporządzeniu o wzorze wniosku EMAS;
• zwalidowaną deklarację środowiskową w wersji elektronicznej lub w postaci wydrukowanego dokumentu;
• podpisane oświadczenie weryfikatora środowiskowego (oryginał).

Czas od złożenia wniosku do uzyskania rejestracji w EMAS wynosi średnio trzy miesiące. Jednak należy wziąć pod uwagę to, że może on ulec wydłużeniu w zależności od stopnia skomplikowania sprawy. W przypadku natomiast jakichkolwiek wątpliwości związanych z rejestracją, niezbędne informacje można uzyskać osobiście, mailowo, lub telefonicznie.

Ocena formalna i merytoryczna wniosku EMAS

Po otrzymaniu wniosku o rejestrację Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska dokonuje oceny formalnej i merytorycznej otrzymanego wniosku. W przypadku pierwszej z nich oceniane jest to, czy:

• wniosek zawiera wszystkie wymagane dokumenty oraz czy jest wypełniony w całości;
• opłata rejestracyjna podana w formularzu rejestracyjnym została wyliczona zgodnie z art. 7 ustawy o EMAS oraz rozporządzeniem o opłacie rejestracyjnej EMAS (wysokość opłaty rejestracyjnej ustala się w oparciu o średnie zatrudnienie w organizacji w ostatnim kwartale przed złożeniem wniosku o rejestrację);
• weryfikator środowiskowy znajduje się w wykazie prowadzonym przez Polskie Centrum Akredytacji oraz czy zakres jego akredytacji jest zgodny zakresem działalności firmy.

Gdy ocena formalna zakończy się pozytywnie to rozpoczyna się ocena merytoryczna wniosku o rejestrację, na którą składają się:

• sprawdzenie zgodności informacji zawartych w formularzu rejestracyjnym z oświadczeniem weryfikatora oraz z informacjami zawartymi w zwalidowanej deklaracji środowiskowe;
• upewnienie się co do tego, że brak jest dowodów na naruszenie przez organizację wymagań prawnych dotyczących środowiska;
• sprawdzenie, że zainteresowane strony nie złożyły do Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska skarg lub w przypadku gdy takowe wpłynęły, to czy zostały one wyjaśnione pozytywnie;
• upewnienie się, na podstawie otrzymanych dokumentów i dowodów, że firma bądź instytucja spełnia wszystkie wymagania rozporządzenia EMAS oraz że weryfikacja i walidacja zostały również dokonane zgodnie z wymaganiami.

Zawartość danych w rejestrze

Dopiero po pozytywnym zakończeniu oceny merytorycznej firma lub instytucja otrzymuje informację o wysokości należnej opłaty rejestracyjnej wraz z prośbą o jej uiszczenie. Po dokonaniu opłaty rejestracyjnej następuje rejestracja organizacji i nadanie jej numeru w rejestrze EMAS (pełen rejestr EMAS prowadzony przez GDOŚ jest publicznie dostępny w serwisie internetowym emas.gdos.gov). Ponadto wraz z informacją o rejestracji w EMAS, Generalny Dyrektor Ochrony Środowiska przekazuje organizacji logo EMAS w wersji elektronicznej wraz z informacją o zasadach jego stosowania. Jakie dane zawiera rejestr EMAS? Otóż są to:

• numer w rejestrze EMAS, który składa się z z oznaczenia "PL", spacji, oznaczenia województwa, poziomej kreski, trzycyfrowego numeru porządkowego właściwego dla województwa, w którym mieści się siedziba organizacji, oraz liczby porządkowej rejestru EMAS;
• nazwa organizacji oraz oznaczenie jej siedziby i adresu;
• data rejestracji organizacji w rejestrze EMAS;
• data weryfikacji i walidacji;
• uwagi dotyczące zawieszenia rejestracji organizacji w rejestrze EMAS;
• uwagi dotyczące wykreślenia organizacji z rejestru EMAS;
• deklaracja środowiskowa organizacji i jej aktualizacje.

Rejestr EMAS podlega aktualizacji w zakresie zawartych w nim danych i deklaracji środowiskowych.

Jakie są zachęty systemowe/ulgi regulacyjne dla zarejestrowanych w EMAS?

Zasadniczym założeniem systemu EMAS jest dostrzeżenie i wyróżnienie organizacji dobrowolnie wychodzących poza zakres podstawowych wymogów określonych przepisami prawa i stale dążących do osiągania jak najlepszych wyników prowadzonych działań prośrodowiskowych. Przy czym do tego jakże elitarnego grona mogą przystąpić wszystkie firmy czy instytucje, których działalność ma pozytywny wpływ na środowisko. Następnie, dzięki rejestracji w systemie EMAS nie tylko są one na całym świecie postrzegane jako organizacje prowadzące swoją działalność w sposób efektywny i przejrzysty, ale i czerpią z tego tytułu wiele wymienionych już wcześniej profitów.

Certyfikat EMAS (źródło: emas.gdos.gov.pl)

Ponadto w ramach szeroko zakrojonej promocji dotyczącej zarówno tego czym jest samo EMAS, jak i rozpoznawalności logo tego systemu, wprowadzony został system odpowiednich zachęt. Wszystko po to, by przedsiębiorcy, mieli przeświadczenie tego, że dodatkowe nakłady czasu, pieniędzy oraz ciężkiej pracy związanej ze spełnieniem wysokich wymogów zawartych w rozporządzeniu EMAS nie poszły na marne i przyniosły wymierne korzyści. W związku z tym dla inwestorów tych przygotowano m.in.

• możliwość finansowania przedsięwzięć związanych z wdrażaniem i funkcjonowaniem systemu ekozarządzania i audytu (EMAS) ze środków funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej;
• zwolnienie z opłaty rejestrowej przy wpisie do rejestru o odpadach (BDO), której czas na wpis dla organizacji minął 24 lipca 2018;
• rzadsze kontrole środowiskowe WIOŚ - nawet do 3 lat dla podmiotów posiadających pozwolenia integrowane na podstawie Ustawy z dnia 20 lipca 1991 roku o Inspekcji Ochrony Środowiska Art. 5a ust. 4;
• zwolnienie z podatku akcyzowego na węgiel i gaz;
• zwolnienie z audytów energetycznych przedsiębiorstwa.(warunkiem jest wykonanie takiego audytu w ramach systemu oraz poinformowanie o tym Prezesa URE).

Warto również podkreślić, że niektóre regiony i kraje UE oferują firmom wsparcie finansowe w związku z ich wnioskiem o rejestrację w EMAS. Aby dowiedzieć się więcej na temat możliwości finansowania przedsięwzięć związanych z wdrażaniem i funkcjonowaniem systemu ekozarządzania i audytu (EMAS) najlepiej skontaktować się z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej.