E-faktura od sprzedawcy prądu / gazu - dlaczego warto?

Tradycyjna faktura i e-faktura - różnice między nimi

Zanim zaczniemy mówić o elektronicznej fakturze, to wyjaśnijmy na czym polega tradycyjny rachunek za prąd lub gaz. Jego podstawowym wyróżnikiem jest papierowa forma i dostarczanie za pośrednictwem operatora pocztowego, czyli Poczty Polskiej. Wydruk składa się z dwóch części: pierwsza przedstawia rozliczenie za usługi sprzedaży i dystrybucji energii, a druga to blankiet polecenia zapłaty. Dokładne informacje o pozycjach na fakturze za prąd znajdziecie w naszym artykule: Co jest czym na otrzymanej fakturze za prąd.

E-faktura różni się przede wszystkim formą dostarczenia. Nie mamy tutaj poczty, a internet. Najczęściej rachunek taki wpływa do nas na skrzynkę e-mail jako plik z rozszerzeniem .pdf. A jakie informacje są podane na e-fakturze? Dokładnie takie same, jak na tradycyjnym rachunku za prąd. Sprzedawcy prądu mają bowiem obowiązek przedstawienia nam składowych naszego rachunku - niezależnie od jego formy.

E-faktura: wady i zalety

Użytkownicy pytani przez nas o powód wyboru e-faktury za gaz lub prąd, odpowiadają, że najbardziej odpowiada im wygoda tego rozwiązania. Nie muszą sprawdzać skrzynki pocztowej, tylko tę mailową. Nie są zatem zależni od tego, czy firma energetyczna prawidłowo wydrukuje rachunki lub czy pracownik poczty niczego nie zgubi.

Warto także poruszyć aspekt finansowy: wielu sprzedawców prądu nagradza klientów za korzystanie z e-faktury niższymi stawkami abonamentu. Czyli co miesiąc rachunek jest niższy, co daje w ciągu roku lub całego czasu trwania umowy konkretną korzyść. Suma zależy od firmy energetycznej, ale jasne jest, że nawet drobną kwotę lepiej mieć u siebie w kieszeni niż oddawać w sumie za nic.

Rozwiązanie to nie będzie jednak zadowalające dla osób, które nie korzystają z komputerów czy laptopów. E-faktura wymaga od odbiorcy pewnej regularności w sprawdzaniu skrzynki mailowej lub zaglądania do eBOKu naszego sprzedawcy energii. Kiedy komuś nie po drodze z nowymi technologiami, to rachunek elektroniczny może być sporym utrudnieniem.

Jeśli jednak jesteśmy już przy elektronicznym biurze obsługi klienta, to należy zauważyć, że korzystanie z dostępu online do danych o płatnościach zwiększa nasze bezpieczeństwo oraz kontrolę wydatków. Będziemy mogli na przykład szybko wychwycić wszelkie anomalie. A jakie dokładnie? Na przykład awarię licznika prądu lub gazu, awarię sprzętu elektronicznego. Taka opcja z pewnością przyda się też właścicielom lokali na wynajem: będą mniej narażeni na działania nieuczciwych najemców.

Jak najwygodniej opłacać rachunek przy e-fakturze?

Kiedy rozważamy opcję e-faktury, to warto zwrócić uwagę na to, w jakiej formie dokonujemy płatności naszych rachunków. Gdy płacimy fakturę w okienku poczty lub innym punkcie obsługi, to oznacza, że e-fakturę będziemy musieli wydrukować. Koszt takiego wydruku na domowej drukarce, to około 10 groszy. Zatem jeśli sprzedawca energii daje nam upust w opłacie handlowej, to będzie się to nam opłacało.

Nieco inaczej sprawa się ma, gdy drukujemy rachunek poza domem lub miejscem pracy. Koszt pieniężny jest podobny, jednak musimy tutaj poświęcić chwilę na znalezienie punktu wydruku, zwłaszcza w małych miejscowościach. Jeśli nie mamy tego miejsca po drodze, to po jakimś czasie takie comiesięczne wycieczki mogą być dla nas uciążliwe.

Może nie odkryjemy tutaj Ameryki, ale e-faktura jest najwygodniejszym rozwiązaniem dla osób, które opłacają rachunek przelewem online. Opłata tutaj jest znacznie niższa lub nawet darmowa - wszystko zależy od tego, jakie mamy opcje konta osobistego. Gdy zapiszemy swojego sprzedawcę energii w “odbiorcach zdefiniowanych”, to zlecenia zapłaty trwa dosłownie sekundy. Wystarczy wpisać kwotę i zatwierdzić. I tyle.

Dwie faktury w jednym czasie?

Innym, dość częstym pytaniem, jest to dotyczące tego, czy można mieć w jednym czasie dwie formy faktur: papierową i elektroniczną. Odbiorcy prądu lub gazu chcą bowiem spróbować nowej formy, ale też dostawać tę tradycyjną. Jak do tej pory żaden za sprzedawców nie wprowadził takiego podwójnego wystawiania faktur: mamy zatem do wyboru albo e-fakturę, albo rachunek papierowy.

Jest tak przede wszystkim z powodu kosztów, a także systemów informatycznych. Dla firmy energetycznej podwójne fakturowanie to podwójne koszty. Należy pamiętać o tym, że opłacone muszą być programy księgujące, a także zabezpieczone zasoby (pamięć operacyjna) na cały proces rozliczania. Systemy informatyczne również są napisane tak, aby dany klient mógł mieć przypisaną tylko jedną z dwóch opcji.

Jak przechowywać e-fakturę?

Niekiedy otrzymujemy pytanie o to, w jaki sposób zabezpieczyć się przed ewentualnym brakiem księgowania naszej wpłaty na rachunek sprzedawcy energii. W przypadku tradycyjnej faktury jest to oczywiste: skrupulatnie zbieramy potwierdzenia zapłaty. A co z e-fakturą za gaz lub prąd?

Odpowiedzi tutaj są dwie, w zależności od tego, w jaki sposób wpłacamy należność. Gdy korzystamy ze stacjonarnych punktów (poczta, punkty regulowania rachunków), to również zachowujemy pokwitowanie. A gdy dokonujemy płatności online, to transakcję cały czas mamy w historii naszego rachunku. Czyli w każdej chwili możemy pobrać plik z potwierdzeniem wykonania transakcji. Dla pewności taki pdf możemy mieć zapisany na dysku, w osobnym folderze.

Zaznaczymy tylko, że dokumentem księgowym jest tutaj wyłącznie faktura w postaci elektronicznej. Jeśli na przykład prowadzimy działalność gospodarczą i urząd skarbowy wezwie nas do okazania rachunków za prąd, to nie drukujemy e-faktur, a dostarczamy je na nośniku w formie elektronicznej.

Czasem można spotkać się z argumentami, że e-faktury nie są bezpieczne, ponieważ nie mają trwałego nośnika. Cóż, zawsze możemy zapisać plik w paru miejscach i robić kopie zapasowe. Forma rachunku nie jest tutaj tak istotna. Przecież faktura papierowa również może ulec zniszczeniu, czy po prostu się zawieruszyć - nie robimy tutaj miliona kopii.

Duplikaty e-faktury

Wiele zapytań pojawia się też w związku z duplikatami i korektami e-faktur. Najczęściej pytacie o formę tych dokumentów. Tutaj każdy sprzedawca postępuje konsekwentnie, ale co do zasady to jeśli oryginał jest elektroniczny, to również duplikaty i korekty powinny mieć taką samą formę.

Bezpieczeństwo e-faktury za gaz lub prąd

Kolejną sprawą, na którą chcielibyśmy zwrócić Waszą uwagę, jest bezpieczeństwo tego dokumentu. Aby mieć pewność, że nikt nie próbuje Was oszukać zawsze powinniście zwracać uwagę na to, z jakiego adresu został wysłany elektroniczny rachunek i czy podstawowe dane (kwota, ilość zużytych kWh, numer konta) zgadzają się z tymi przedstawionymi w eBOK. Czasem oszuści podszywają się pod firmy energetyczne i wysyłają fałszywe rozliczenia. Pamiętajcie, że ewentualne zmiany konta u sprzedawców energii zdarzają się dość rzadko i są one mocno nagłaśniane. Gdybyście mieli jakieś podejrzenia co do wystawionej e-faktury, to najlepiej zweryfikować je ze sprzedawcą prądu lub gazu.

Czy e-faktura jest eko?

Wiele osób wybiera formę elektroniczną rozliczeń, ponieważ sądzi, że jest to bardziej przyjazne środowisku niż wykorzystywanie papieru. Czy tak jest w rzeczywistości? Generalnie rzecz biorąc tak, z pewnością e-faktury są tańsze dla firm energetycznych. W przypadku papierowych rachunków musimy wziąć pod uwagę koszty środowiskowe:

wykorzystania drewna i energii do wytworzenia papieru;
materiałów potrzebnych do druku dokumentów;
obsługi programów komputerowych do księgowania i serwerów;
transportu i dystrybucji przesyłek pocztowych;
utylizacji papieru.

Jeśli chodzi o e-fakturę, to lista kosztów środowiskowych obejmuje potrzebę:

obsługi programów komputerowych do księgowania i serwerów;
utrzymania serwerów pocztowych;
pracy komputera odbiorcy prądu;
ewentualny wydruk dokumentu.

Każde z tych rozwiązań ma swoje mocne i słabe strony. Dlatego też pozostawiamy tę kwestię otwartą, chociaż nietrudno jest zauważyć, ze wzrost cyfryzacji obniża koszty rozliczeń elektronicznych.

Jak zamówić e-fakturę?

Wielu sprzedawców prądu umożliwia przejście na elektronicznie wysyłane rozliczenie podczas trwania umowy. Oczywiście podczas szukania oszczędności, można również dokonać zmiany sprzedawcy prądu lub gazu, a nie tylko formę faktury. Jeśli jednak jesteście zadowoleni z usług swojej firmy energetycznej, to wystarczy zamówić e-fakturę. Jak to zrobić? Wszystko zależy od konkretnego sprzedawcy

E-faktura Energa - jak zamówić?

W Energa, e-fakturę można aktywować telefonicznie, w punkcie obsługi klienta lub zdalnie, za pośrednictwem e-BOK Energa. O elektronicznym biurze obsługi pisaliśmy w artykule e-BOK Energa - jak korzystać?. W każdej chwili możemy też poprawić adres mailowy, na który ma być wysyłane nasze rozliczenie ze sprzedawcą energii.

Czy e-faktura PGNiG jest dostępna?

Również klienci korzystający z bardzo popularnej oferty PiG mogą otrzymywać e-fakturę. Wystarczy, że na e-BOK PGNiG zamówią taką formę przesyłania rachunku. W tym przypadku, rachunek wysyłany na skrzynkę mailową ma nazwę eko-faktury.

E-faktura Tauron - informacje

Sprzedawca prądu umożliwia zamówienie elektronicznej formy rozliczenia nie tylko przez e-BOK Tauron, ale również przez formularz podany na stronie sprzedawcy. Wystarczy podać tam podstawowe dane na temat odbiorcy energii i później potwierdzić zamówienie usługi e-faktury w Tauron. Kontakt z firmą jest też możliwy innymi kanałami.

E-faktura Enea - również możliwa

To przedsiębiorstwo energetyczne zachęca, by e-fakturę zamówić poprzez e-BOK Enea. Wystarczy wpisać tam swój adres e-mail i potem go potwierdzić klikając w przesłany link aktywacyjny. Od nowego okresu rozliczeniowego otrzymywać już będziemy e-fakturę od Enei.

Usługa e-faktura PGE

Również Polska Grupa Energetyczna udostępnia usługę e-faktury. Kontakt z PGE w celu zamówienia rozliczenia w formie elektronicznej może być osobisty w punkcie obsługi, w E-BOK PGE, przez telefon, formularz kontaktowy, a także listownie: wystarczy wydrukować, wypełnić, podpisać i wysłać dokument udostępniony na stronie internetowej. Choć naszym zdaniem, to nieco przewrotne, by z faktury papierowej rezygnować równie tradycyjnie drogą :)

E-faktura innogy - tylko dla osób z e-BOK

E-faktura innogy dedykowana jest wyłącznie klientom korzystającym z elektronicznego biura obsługi klienta innogy. To właśnie tam, w zakładce “Zgody” można aktywować tę usługę, nie wiąże się to oczywiście z żadnymi kosztami.

E-faktura za energię - dlaczego warto?

Jak widać, zmiana formy otrzymywania rachunku z tego tradycyjnego na e-fakturę, jest bardzo prosta. Bardzo ważne jest jednak, aby taka modyfikacja była dostosowana do potrzeb danej osoby. Wtedy właśnie przyniesie oczekiwane efekty. Przede wszystkim wygodę i dostęp do dokumentu z prawie każdego miejsca na Ziemi (o ile mamy internet). Nie bez znaczenia są również korzyści finansowe i oszczędność czasu (rachunek otrzymujemy niemal natychmiast po wygenerowaniu) i miejsca (dokument nie zajmuje nam miejsca w mieszkaniu czy biurze).